数字化工具的使用大大提升了企业的协同办公效率

在线打卡、视频会议、远程协同办公……疫情发生后，不少人的办公场景从线下转移到了线上。

打破时间和空间的制约，远程办公不仅让沟通更加高效，也能帮助企业降本增效，让行业长期增长动力更充足。

突如其来的新冠肺炎疫情让远程办公走入了更多人的视野，成了很多人近期的工作日常。

短期内激增的市场需求加快了远程办公市场的发展，也推动着企业数字化转型进程。未来，远程办公市场是否仍有长期发展的潜力?服务商将如何提高用户黏性?记者对此进行了采访。

办公场景 线上转移

“大家都上线了吗?我们今天的会议主要讨论三件事……”4月21日上午9点，河北一家企业的办公室负责人陈江洋正通过“云会议”布置最新工作任务。“只需一部手机就能在线实时沟通，方便又高效，一点也不耽误事儿。”

在线打卡、视频会议、远程协同办公……疫情期间，远程办公帮助了不少企业复工复产。截至目前，上千万企业组织、约2亿人启用钉钉在线复工。腾讯会议推出两个月，日活跃账户数就超过1000万。截至3月20日，金山办公面向企业、政府、医疗机构、大中小学等共计免费发放超过400万个“云办公”账号，支持社会各界复工复产。

受疫情影响，线下培训难以按期举行，通过钉钉视频会议、日历、群直播等功能，中南控股集团实现了上千人在线培训、远程办公协作。目前，中南控股有超过10个项目通过钉钉顺利复工。“使用钉钉让我们实现了组织、沟通、协同在线，提升了从线下到线上的数字化转型水平。”中南控股集团相关负责人黄澄表示。

为了应对激增的市场需求，更好地服务企业线上办公需求，钉钉第一时间向1000万家企业组织发布了在家办公全套免费解决方案，宣布免费开放302人不限时视频会议;企业微信快速做了新版本迭代，带来了群直播、健康上报、在线问诊、在线会议支持300人等功能;飞书也宣布，将为所有中小企业和抗疫组织提供为期3年的商业版免费使用权。

腾讯企业微信副总经理李致峰表示，过去企业主要是在线下办公，员工每天来到办公室，有什么事情面对面沟通。疫情期间，远程办公打破了时间和空间的限制，许多企业开始转变工作方式，办公场景向线上转移。

数字工具 助企转型

数字化工具的使用大大提升了企业的协同办公效率。

“员工每日在企业微信中健康打卡，打卡后数据可被自动收集，再将数据分析工具通过小程序形式嵌入企业微信平台内，就可实现员工健康数据的智能分析并自动生成汇总报告。”联合利华中国有限公司相关负责人说，相较以往，通过邮件和Excel表格人工汇总、层层反馈至少耗时两三天，目前全公司超过1.2万名员工已用上这个方便的健康打卡工具。

未来，联合利华还将拓展信息收集的更多场景，让企业内部运转的方方面面都能享受到数字化办公软件带来的便利。

许多企业开始认识到数字化技术在远程协作中的价值，也开始审视企业的运行模式、管理方式。

“线上办公让沟通更加高效。”女装品牌歌莉娅执行总经理邓智表示，歌莉娅启用了远程办公模式，销售、后台研发和供应链端以及分布在全国的几百家店铺，都借助数字化办公软件开工了。疫情过后，现行的管理流程以及项目跨部门合作方式将延续下去，加速企业的数字化转型。

北大光华管理学院教授张影认为，数字化办公方式的普及推进，一方面提升了企业管理的触达率和效率，另一方面也凸显了企业当前层层递进管理汇报方式与在线协作模式之间存在的沟壑。为适应全流程协作在线化，企业需要对组织结构和管理方式进行数字化转型，使其与数字化办公方式相匹配。

从人的在线到组织在线，数字化转型能够帮助企业降本增效。为了保障消毒液、洗手液等产品的生产，立白集团各职能保障部门启用远程办公全面复工。立白首席信息官阮群锟介绍，通过数字化管理平台，公司总部每天汇总各项数据，用掌握的数据调度上万名员工，实现效率提升。从原材料管理、物流发货到终端销售，每个员工都能各司其职。立白还与几百家渠道伙伴实施数据联动，分析各区域供求关系，合理分配紧张的货品和运力，保证了市场供给。

行业发展 潜力巨大

从短期看，远程办公受到广泛关注，市场需求快速增长。从长远看，远程办公行业也具备长期增长的动力。

“远程办公能够跨越时间和空间的制约，节约时间和成本，当人们逐渐习惯并开始享受这种快捷办公方式后，线上办公也会在人们的惯性需求下继续发展，成为一种常态化的工作机制。”中南财经政法大学数字经济研究院执行院长盘和林表示。

同时，随着产业链跨区域分工趋势不断增强，跨区域协同办公需求日益提升，远程办公的适用场景也会越来越多。

然而，远程办公在发展过程中还存在一些需要完善的地方。2月以来，激增的用户需求致使一些远程办公软件出现卡顿、掉线等问题，办公体验大打折扣。另外，相比办公室高效、专注的工作环境，来自家庭环境的困扰也更多一些。

邵强在北京市一家互联网企业工作，原本对远程办公充满期待，然而第一天的实际体验让他有些失望。“20多个人参会，半个多小时后才全部接入系统，视频会议画面还存在延迟现象，比线下开会费劲多了。”邵强说，网络稳定会随着5G网络、物联网等新型基础设施的大规模铺开得到解决，但远程办公服务商需要考虑的是，如何优化产品的稳定性、实用性，提升用户体验。

目前，针对远程办公细分场景的需求，飞书推出了“线上办公室”功能，通过实时语音频道的方式，高度还原办公室工作、沟通场景，优化员工远程沟通体验。每个办公室支持最多50人同时在线，团队成员加入“线上办公室”后，随时可以发起讨论，也可根据需要静音，避免过度打扰。

“之前，企业对远程办公的认识还停留在邮箱、移动审批等层面。未来，远程办公的发展潜力巨大。”钉钉副总裁白惠源认为。

线下转线上 管理得跟上(记者手记)

不怕迟到、不用通勤、防疫办公两不误……远程办公的优势一目了然。对于员工来说，工作方式变得更灵活，生活自由度更高;对于企业来说，远程办公突破了时空限制，降本增效。

然而在实际操作中可以发现，远程办公还有一定局限性，比如工作容易受到外界干扰、会削弱员工的归属感等。同时，还可能造成工作和生活界限模糊不清，不少员工直呼工作日常更繁琐，原本期待的效率提升似乎并没有出现。

归根结底，传统企业的组织和管理模式并不能适配远程办公下分布式办公框架的特性，这就要求企业转变管理思维，创新管理模式，加强员工与企业组织间的紧密连接。

比如，大数据作为信息时代的产物，可以辅助企业科学监督和考核员工的绩效。在远程办公条件下，传统的绩效考核方式很难达到原有效果。为此，企业应该通过对员工远程工作情况数据的收集和挖掘，利用大数据管理手段，全面考量员工的工作状态，更科学地评价员工。

当然，培育相互信任、自律负责的企业文化以及推动员工的自我管理也很重要。只有管理模式跟得上，远程办公才能发挥出更大的作用。

关键词： 办公